Definitivamente que una de las actividades más tediosas, cansadas y tardadas en un negocio es el de gestionar inventarios. En especial si se maneja un negocio con cientos o miles de productos donde se debe dar de alta a los productos con múltiples características como fotografías, nombres, descripciones, marcas, cantidades, precios, costos y mucho más. Y claro, cada día luego de cada jornada la importante labor de auditar o cuadrar ventas con esos inventarios suele ser una tarea de casi toda la noche.
Lo primero que tenemos que entender es que para resolver un proceso determinado, antes se debe de determinar las razones que hacen que dicho proceso sea tedioso. En el caso de los inventarios, debemos identificar los siguientes puntos que hacen que no tenga un proceso ordenado de la gestión de inventarios. Puede variar por supuesto según el tipo de negocio, pero usualmente, estos problemas suelen ser la fuente del problema:
Se tienen muchos productos y poco tiempo de darles de alta
No se posee un sistema que sea fácil para administrar inventarios
Mi punto de venta está desconectado del manejo de inventarios
Ahora que tenemos esto identificado, tenemos el camino para solventar cada uno de los problemas. Siempre lo mejor para aprender algo es partir de un ejemplo, es por ello que no nos quedaremos únicamente con teoría. Haremos un ejemplo de un negocio y cómo implementar un correcto sistema de inventarios.
Ejemplo: Tienda de abarrotes
Imaginemos una tienda de abarrotes con 1,000 productos agrupados en 4 categorías diferentes, tener estas categorías se vuelve fundamental para organizar un inventario. Las categorías son:
Bebidas
Snacks
Abarrotes
Panadería
En cada categoría se deben de agrupar 25 productos para fines del ejemplo. Ahora, respecto del primer punto respecto de subir muchos productos en poco tiempo, utilizaremos la tecnología:
1. Subir inventario en segundos con plantilla masiva
Con este paso solventaremos los dos primeros problemas que identificamos. A pesar de que existen muchas herramientas digitales para manejo de inventarios, no todas permiten subir de manera masiva miles de productos de manera fácil. Es aquí donde nos apoyaremos en Cabal App, la cual provee una plantilla ya definida para subir todos los 1,000 productos en segundos. Manejar una hoja de cálculo para grandes cantidades de producto permite no solo tener una visualización ordenada sino que además permite dar las características de los productos más rápidamente.
La plantilla además indica los campos que se deben de colocar para las características de cada producto.Esto permite que puedes subir literalmente en segundos miles de productos con todas sus características importantes.
Uno de los aspectos más importantes a tomar en cuenta al momento de elegir herramientas tecnológicas es el acompañamiento en términos de cómo aprender a usar dicha herramienta. La mayoría de sistemas se vuelven complejos y difíciles de usar. Y aún aunque no lo sean, no todos poseen una biblioteca sobre el uso de la herramienta. Es por ello que Cabal App posee toda una colección de tutorías sobre cómo utilizarla y sacarle el máximo provecho. En adición, incorpora contenido de conceptos del manejo del negocio más allá de la plataforma como tal, es decir, conceptos educativos relacionados al marketing, finanzas, operaciones, etc.
2. Conexión con Punto de Venta
Cabal App no solo permite la gestión del inventario como tal, también se conecta y sincroniza automáticamente con el punto de venta, es decir, todo lo que has organizado en tu inventario se verá automáticamente reflejado en el Punto de Venta cuando realices una venta. No solo esto, el mismo inventario se conecta a la tienda en línea que también ofrece la plataforma permitiendo así tener dos puntos conectados y sincronizados con tu inventario. Siendo diseñada para negocios que comienzan, Cabal tiene planes asequibles para que puedas gestionar todo tu negocio en un solo lugar.
Conclusión
Resulta importante tener claridad del tipo de negocio que poseo y la mejor manera que se debe organizar el inventario para así poder primero definir las categorías que se deben definir. Luego, la tecnología nos permite hoy en día ser eficientes y digitalizar todo nuestro inventario. En este sentido, lo más difícil no es encontrar herramientas tecnológicas, lo difícil es encontrar una que no sea complicada, que solvente el problema y que idealmente sea asequible en términos de costo. En este sentido, es que Cabal App permite cubrir todos estos aspectos en una app móvil disponible para prácticamente cualquier dispositivo Android o Apple, y a la vez sincronizada para poderla usar en la nube desde cualquier computadora. En adición, con un canal de YouTube con tutoriales y enseñanzas de el blog sobre todo lo relacionado al manejo de un negocio.
Por último y no menos importante, siempre recuerda que como todo proceso en un negocio, la disciplina y consistencia para realizar cada tarea es sumamente vital. En especial en el caso de inventarios, darle la importancia y definir un tiempo específico para gestionarlo es la base para implementar cualquier tipo de sistema o herramienta que ayude a gestionarlo. Esto no solo hará que tu proceso de gestión de inventarios sea exitoso sino que también definirá el tipo de gestión y administración de negocio en tu empresa.
